Funkce

Co je to RPA?

Robotická automatizace procesů, v angličtině Robotic Process Automation (RPA), je obor, který se zabývá automatizací pravidelně se opakujících činností na počítačích. Pravidelně obsluhujeme různé aplikace a uživatelské programy, což nám zabírá stále větší část z pracovního dne. Ztrácíme tak prostor pro kreativní osobní proklientský přístup. Přesně tyto činnosti však za nás může provádět robot, který je součástí naší robotizační platformy Smart Philippa.

Co je robotizační platforma?

K automatizaci procesů se používají SW nástroje nazývané robotizační platformy. V těchto platformách se zaznamenává automatizovaný proces tak, jako by ho prováděl uživatel. Takto vytvořený automatizovaný proces nazýváme robotem. Často je však potřeba, aby do automatizovaného procesu vstoupil člověk a připravil pro robota doplňující informace. Potom mluvíme o workflow diagramech s prvky RPA. A přesně taková je naše robotizační platforma Smart Philippa.

Co je workflow?

Workflow je základní způsob zobrazení, jak v ideálním případě "plyne práce". Je to zobrazení, které na první pohled řekne, co se v které části pracovního postupu má dělat. Je to způsob popisu práce pro zúčastněné osoby, který si jsou ještě tyto osoby ochotni přečíst (stranu textu v PDF bohužel dnes nikdo už číst nebude).

Máme nakreslená workflow a přesto to nefunguje.

Procesy se do kancelářského typu práce zavádějí již několik desítek let. Někde fungují stoprocentně, někde to byly vyhozené peníze. Jaký je důvod, že to někde nefunguje? V první řadě si musíme uvědomit, že jednoduché převedení textové podoby pracovních postupů do workflow diagramů není důvodem, aby zaměstnanec, který danou práci dělá již několik měsíců nebo let, měl potřebu něco číst (svou práci přece zná). Ten pravý důvod, aby se takový zaměstnanec začal o workflow diagram zajímat je, nastavit v něm měření klíčových parametrů (KPI) a jeho výsledky svázat s finanční prémií zaměstnance (nebo jiným bonusem). Potom se zaměstnanec sám sebe zeptá: "Jak si mohu vydělat víc peněz?" A začne se zajímat, co udělat, aby mu KPI vyšly lépe.

A máme tu zlepšování.

Pokud zaměstnanec zkouší měnit svou práci, aby jeho nastavené KPI vyšlo lépe, zlepšuje! Snaží se získat větší prémii, ale současně pomáhá firmě snižovat náklady a tím vydělat. Zlepšování je jeden z klíčových prvků, bez kterého nemůže dlouhodobě existovat žádná úspěšná firma! Zde je však nutné podotknout, že zlepšený pracovní postup musí schválit nadřízený zaměstnance a toto zlepšení se také musí zapsat do aktualizovaného workflow diagramu. Nadřízený pracovník pohlídá, aby zlepšení v jedné čísti firmy nezpůsobilo zhoršení v jiné části, a formální změna workflow zajistí, že už tento postup "nezapomeneme".

Praxe?

V praxi bohužel dochází k tomu, že nadřízený pracovník nemá sám motivaci změnu obhajovat u svého nadřízeného nebo že aktualizace workflow diagramu je drahá (musí se objednat u dodavatele systému, aby to nechal přeprogramovat). Je to však vždy vedení firmy, které musí mít hlavní zájem na zlepšování a tento zájem komunikovat zaměstnancům a jejich nadřízeným. S aktualizací workflow diagramu potom může pomoci naše Smart Philippa, protože s ní si může každý upravit svůj workflow diagram pomocí několika kliků myši sám.

Případné konzultace v této oblasti můžete domlouvat na petr@harna.cz nebo telefonu +420 603 575 237.

Příklad workflow diagramu procesu zpracování přijaté faktury. Jako KPI je vhodné zadat jak dlouho trvalo každému splnění jeho úkolu a kolik faktur bylo napoprvé v pořádku. Roboti řeší vložení faktury do účetního systému, provedení platebního příkazu po schválení a náhodný výběr faktur pro kontrolu nekvality.